À qui déléguer sa tenue de livres?
Posted By Adjointe on November 14, 2009
Souvent, lorsqu’on est prêt à déléguer, la première chose dont on veut se débarasser est la tenue de livres. Plusieurs personnes trouvent ça ennuyant ou trouvent ça difficile. J’ai offert des services de tenue de livres pendant plus de 10 ans. J’ai renoncé parce que je trouvais ça moins intéressant que les autres services que j’offre maintenant qui me passionnent et qui sont vraiment liés à Internet, soit le marketing Internet et les médias sociaux. Le reste du billet ci-dessous fait partie d’une conversation que j’ai eue par courriel avec quelqu’un qui cherchait une adjointe virtuelle spécialisée en tenue de livres.J’ai obtenu sa permission à condition de préserver son anonymat.
En ce qui a trait à la tenue de livres, c’est important de déléguer à quelqu’un qui fera bien son travail, en qui on a confiance, surtout parce que ce sont les finances de votre entreprise. Lorsque c’est mal fait, cela peut entrainer des frais et des pénalités que vous voulez bien sûr éviter.
Si vous avez un comptable, il pourra peut-être vous recommander quelqu’un. Ici, en Outaouais, plusieurs comptables recommandent des ressources externes avec lesquels ils ont collaboré. Peut-être même que le bureau de votre comptable offre les services de tenue de livres.
Les services d’une adjointe virtuelle qui offre la tenue de livres et qui est compétente sont en général entre 35 et 50$ l’heure.
Je vous suggère de poser des questions comme celles-ci :
Depuis quand êtes-vous en affaires?
Depuis quand faites-vous de la tenue de livres? (Au moins 2 ans pour avoir fait deux cycles complets.)
Où avez-vous suivi votre formation? Quel type de formation avez-vous suivie?
Quel logiciel utilisez-vous pour faire la tenue de livres? Elle devrait vous mentionner un des logiciels : Simple Comptable, Quickbooks ou Acomba
Quels sont les documents que je devrai vous fournir?
Quels rapports allez-vous me fournir? À quelle fréquence?Une vraie professionnelle n’aura aucune hésitation à répondre à ces questions.
Si la personne n’a suivi aucune formation et qu’elle fait la tenue de livres avec un logiciel depuis plus de 5 ans, elle peut être très compétente. Il faut quand même vérifier auprès d’autres sources.
Demandez-lui aussi les noms de certains comptables de ses clients. Elle ne peut pas vous nommer ses clients pour respecter la confidentialité mais elle peut nommer les comptables de ses clients qui eux, pourront vous dire s’ils ont remarqué beaucoup ou peu d’erreur dans sa tenue de livres. Ceci étant dit, il est tout à fait normal qu’il y ait quelques écritures de régularisation à la fin d’une année financière pour reclasser certaines dépenses ou les amortissements sur les actifs par exemple.
C’est une excellente idée de demander si elle a des assurances. C’est à vous de décider si vous voulez faire affaire avec cette personne si elle n’a pas d’assurances. Vous pouvez lui demander de vous fournir une entente écrite et de décrire sa procédure dans le cas d’erreur ou omission. Sa réponse et comment vous vous sentez seront un bon indicateur dans votre décision de faire affaire avec cette personne.
C’est important d’écouter comment on se sent durant la conversation. Si on ne se sent pas en confiance dès le départ, on aura toujours un petit doute.
Assurez-vous de demander les rapports financiers à chaque mois. On devra vous fournir au moins un état des résultats et un bilan. Si vous avez des questions sur certains montants entrés, posez des questions. Montrer de l’intérêt pour ses finances, c’est normal et c’est une excellente chose.
Surtout, faites-VOUS confiance.
Danielle Guérin est la fondatrice de VADG, Votre Adjointe Danielle Guérin, d'Adjointe d'excellence, un centre de formation pour les professionnelles en soutien administratif virtuel et l'Association des professionnelles en soutien administratif virtuel (APSAV) qui a pour mission de promouvoir la profession et encourager la collaboration des professionnelles en soutien administratif virtuel. Inspirée par le courant américain du virtual assistant qui a connu un essor au cours des dix dernières années, Danielle est une des premières au Québec à développer un service de soutien administratif virtuel.
Diplômée de l’UQO en enseignement, elle a occupé un poste d’adjointe chiropratique et administrative de 1995 à 2002. C’est en novembre 2002 qu’elle réalise un rêve longuement caressé, celui de démarrer son entreprise.
Aujourd’hui, Danielle allie son expérience en administration et sa facilité pour les nouvelles technologies afin d’offrir des services administratifs à des professionnels et des PME. Sa formule unique de télétravail permet de répondre aux besoins spécifiques de ses clients en les libérant des détails administratifs, pour leur permettre de mieux se concentrer sur le développement de leurs entreprises. Que ce soit dans l’implantation de nouveaux systèmes ou encore pour seconder ses clients dans des entreprises de service à la clientèle, les forces de Danielle assurent un haut degré d’écoute, de professionnalisme et de rapidité d’exécution.
Après cinq ans de croissance, sa vision d’avenir est simple : faire connaître la profession d’adjointe administrative virtuelle et soutenir d’autres professionnelles en soutien administratif virtuel afin qu’elles aussi puissent être des adjointes d’excellence!